Manajemen Strategik Pesantren

Pendahuluan

Pendidikan merupakan komponen yang memiliki peran yang strategis bagi bangsa Indonesia dalam mewujudkan tujuan yang telah dirumuskan. Salah satu tujuan bangsa Indonesia yang tertuang dalam Pembukaan UUD 1945 pada alinia ke empat adalah “mencerdaskan kehidupan bangsa”. Untuk mewujudkan hal tersebut dibutuhkan usaha yang terencana dan terprogram dengan jelas dalam agenda pemerintahan yang berupa penyelenggaraan pendidikan.

Tujuan pendidikan Negara Indonesia yang tertuang dalam Undang-undang Republik Indonesia nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia serta keterampilan yang diperlukan diriya, masyarakat, bangsa dan negara. Agar kegiatan pendidikan tersebut terencana dengan baik maka dibutuhkan kurikulum pendidikan.

Pesantren sebagai salah satu lembaga pendidikan yang diberikan tugas untuk mewujdkan tujuan pendidikan nasional harus menjalankan perannya dengan baik. Dalam menjalankan peran sebagai lembaga pendidikan ini, Pesantren harus dikelola dengan baik agar dapat mewujudkan tujuan pendidikan yang telah dirumuskan dengan optimal. Pengelolaan Pesantren yang tidak profesional dapat menghambat proses pendidikan yang sedang berlangsung dan dapat menghambat langkah Pesantren dalam menjalankan fungsinya sebagai lembaga pendidian.

Agar pengelolaan Pesantren tersebut dapat berjalan dengan baik, dibutuhkan manajemen strategik sebagai suatu upaya/cara untuk mengendalikan organisasi (Pesantren) secara efektif dan efisien, sampai kepada kepada implementasi garis terdepan, sedemikian rupa sehingga tujuan dan sasarannya tercapai. Manajemen strategik merupakan landasan bagi Pesantren dalam menjalankan proses pendidikan. Komponen dalam manajemen strategis paling tidak terdiri dari visi, misi, tujuan, sasaran dan strategi (cara mencapai tujuan dan sasaran). Perumusan terhadap visi, misi, tujuan, sasaran dan strategi tersebut harus dilakukan pengelola Pesantren, agar Pesantren memiliki arah kebijakan yang dapat menunjang tercapainya tujuan yang diharapkan.

Makalah ini akan menjelaskan hal-hal yang berkaitan dengan bagaimana merumuskan visi, misi, tujuan dan program Pesantren.

Konsep Dasar Manajemen Strategik

Manajemen Strategik merupakan rangkaian dua perkataan terdiri dari kata “Manajemen” dan “Strategik” yang masing – masing memiliki pengertian tersendiri, yang setelah dirangkaikan menjadi satu terminologi berubah dengan memiliki pengertian tersendiri pula. Menurut Hadari Nawawi, pengertian manajemen strategik ada 4 (empat).

Pengertian pertama Manajemen Strategik adalah“proses atau rangkaian kegiatan pengambilan keputusan yang bersifat mendasar dan menyeluruh, disertai penetapan cara melaksanakannya, yang dibuat oleh manajemen puncak dan dimplementasikan oleh seluruh jajaran di dalam suatu organiasasi, untuk mencapai tujuannya ”.

Pengertian manajemen strategik yang kedua adalah“usaha manajerial menumbuhkembangkan kekuatan organisasi untuk mengeksploitasi peluang yang muncul guna mencapai tujuannya yang telah ditetapkan sesuai dengan misi yang telah ditentukan ”.

Pengertian yang ketiga, Manajemen Strategik adalah “arus keputusan dan tindakan yang mengarah pada pengembangan strategi yang efektif untuk membantumencapai tujuan organisasi ”.

Pengertian yang keempat, “manajemen strategik adalah perencanaan berskala besar (disebut Perencanaan Strategik) yang berorientasi pada jangkauan masa depan yang jauh (disebut VISI), dan ditetapkan sebagai keputusan manajemen puncak (keputusan yang bersifat mendasar dan prinsipil), agar memungkinkan organisasi berinteraksi secara efektif (disebut MISI), dalam usaha menghasilkan sesuatu (Perencanaan Operasional) yang berkualitas, dengan diarahkan pada optimalisasi pencapaian tujuan (disebut Tujuan Strategik) dan berbagai sasaran (Tujuan Operasional) organisasi.”

Pengertian yang cukup luas ini menunjukkan bahwa Manajemen Strategik merupakan suatu sistem yang sebagai satu kesatuan memiliki berbagai komponen yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi, dan bergerak secara serentak ke arah yang sama pula. Komponen pertama adalah Perencanaan Strategik dengan unsur – unsurnya yang terdiri dari Visi, Misi, Tujuan Strategik organisasi. Sedang komponen kedua adalah Perencanaan Operasional dengan unsur – unsurnya adalah Sasaran atau Tujuan Operasional, Pelaksanaan Fungsi – fungsi manajemen berupa fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan dan fungsi penganggaran, kebijaksanaan situasional, jaringan kerja Internal dan eksternal, fungsi kontrol dan evaluasi serta umpan balik.

Perumusan Visi dan Misi Pesantren

Pengertian Visi dan Misi

Visi merupakan gambaran tentang masa depan (future) yang realistik dan ingin diwujudkan dalam kurun waktu tertentu. Visi adalah pernyataan yang diucapkan atau ditulis hari ini, yang merupakan proses manajemen saat ini yang menjangkau masa yang akan datang

Visi Pesantren adalah imajinasi moral yang menggambarkan profil Pesantren yang diinginkan di masa datang. Imajinasi ke depan seperti itu akan selalu diwarnai oleh peluang dan tantangan yang diyakini akan terjadi di masa datang. Ibarat seorang pemuda, mungkin mencita-citakan bagaimana keluarga yang diinginkan ketika besuk sudah menginjak usia tua. Mungkin terbayangkan memiliki seorang istri yang sabar dan setia, anak-anak yang cerdas, sholeh dan berbakti pada orangtua, pekerjaan yang bagus, penghasilan yang cukup, rumah yang nyaman dengan tetangga yang rukun dan seterusnya. Analog dengan itu, mungkin kita mengimajinasikan Pesantren yang bermutu bagus, diminati oleh masyarakat, memiliki jumlah guru yang cukup dengan kualitas yang baik, fasilitas Pesantren yang baik, dan sebagainya.

Hax dan Majluf menyatakan bahwa visi adalah pernyataan yang merupakan sarana untuk:

1. Mengkomunikasikan alasan keberadaan organisasi dalam arti tujuan dan tugas pokok.

2. Memperlihatkan framework hubungan antara organisasi dengan stakeholders (sumber daya manusia organisasi, konsumen/citizen, pihak lain yang terkait).

3. Menyatakan sasaran utama kinerja organisasi dalam arti pertumbuhan dan perkembangan.

Misi adalah tindakan atau upaya untuk mewujudkan visi. Jadi misi merupakan penjabaran visi dalam bentuk rumusan tugas, kewajiban, dan rancangan tindakan yang dijadikan arahan untuk mencapai visi. Dengan kata lain, misi adalah bentuk layanan untuk memenuhi tuntutan yang dituangkan dalam visi dengan berbagai indikatornya.

Tujuan Penetapan Visi

Pada hakekatnya merumuskan dan menetapkan visi organisasi adalah menggali gambaran, keinginan dan cita-cita bersama mengenai masa depan organisasi berupa kondisi, peranan dan cita-cita yang ingin diwujudkan atau peranan yang ingin dilaksanakan yang merupakan komitmen seluruh anggota organisasi tanpa adanya rasa terpaksa atau karena ditekan oleh pimpinan.

Visi adalah model masa depan organisasi, dengan demikian visi harus menjadi milik bersama, diyakini dan didukung oleh seluruh anggota organisasi. Visi merupakan keinginan dan pernyataan moral yang menjadi dasar atau rujukan dalam menentukan arah dan kebijakan pimpinan dalam membawa gerak langkah organisasi menuju masa depan yang lebih baik, sehingga eksistensi/keberadaan organisasi dapat diakui oleh masyarakat.

Adapun tujuan perumusan dan penetapan visi organisasi adalah :

1. Mencerminkan apa yang ingin dicapai sebuah organisasi;

Dengan adanya visi yang jelas, maka semua anggota organisasi akan mengetahui akan dibawa ke mana dan seperti apa organisasi tersebut. Hal ini akan memudahkan dalam merumuskan kebijakan – kebijakan strategis sehingga lebih terarah dan terfokus.

2. Menjadi perekat dan menyatukan berbagai gagasan stratejik;

Anggota organisasi terdiri atas berbagai latar belakang sehingga kemungkinan terjadinya perbedaan pandangan cukup besar. Dengan adanya visi yang jelas, maka perbedaan-perbedaan itu akan terarah menuju terwujudnya visi bersama.

3. Membantu merumuskan prioritas bahkan menghindarkan kita melakukan apa yang tidak berguna bagi pencapaiannya. Dengan demikian kita hidup dengan efektif dan efisien. Berbagai godaan dan pilihan yang menyimpangkan kita dari arah kita dapat ditolak karena kita memiliki kriteria yang jelas.

4.Mempermudah kita menginspirasikan orang yang ada bersama kita untuk mengejar dan mewujudkanya. Mereka memiliki kepastian kemana kita pergi dan kemana kita tidak akan berjalan.

5. Membantu kita untuk mengevaluasi diri apakah kita sudah mendekati atau menjauhi visi dan misi tadi. Kita dapat juga mengevaluasi kecepatan gerak kita ke arah yang kita tuju. Hal ini sama seperti ketika seorang penjelajah kutub utara yang dapat mengukur berapa jauh ia sudah berjalan menuju kutub.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam merumuskan visi

Bagi suatu organisasi visi memiliki peranan yang penting dalam menentukan arah kebijakan dan karakteristik organisasi tersebut. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam merumuskan sebuah visi menurut Bryson antara lain:

1. Visi harus dapat memberikan panduan/arahan dan motivasi.

2. Visi harus desebarkan di kalangan anggota organisasi (stakeholder)

3. Visi harus digunakan untuk menyebarluaskan keputusan dan tindakan organisasi yang penting.

Menurut Akdon, terdapaat beberapa kriteria dalam merumuskan visi, antara lain:

1. Visi bukanlah fakta, tetapi gambaran pandangan ideal masa depan yang ingin diwujudkan.

2. Visi dapat memberikan arahan, mendorong anggota organisasi untuk menunjukkan kinerja yang baik.

3. Dapat menimbulkan inspirasi dan siap menghadapi tantangan

4. Menjembatani masa kini dan masa yang akan datang.

5. Gambaran yang realistik dan kredibel dengan masa depan yang menarik.

6. Sifatnya tidak statis dan tidak untuk selamanya.

Berdasarkan beberapa pendapat diatas, rumusan visi Pesantren yang baik seharusnya memberikan isyarat:

1. Visi Pesantren berorientasi ke masa depan, untuk jangka waktu yang lama.

2. Menunjukkan keyakinan masa depan yang jauh lebih baik, sesuai dengan norma dan harapan masyarakat.

3. Visi Pesantren harus mencerminkan standar keunggulan dan cita-cita yang ingin dicapai.

4. Visi Pesantren harus mencerminkan dorongan yang kuat akan tumbuhnya inspirasi, semangat dan komitmen bagi stakeholder.

5. Mampu menjadi dasar dan mendorong terjadinya perubahan dan pengembangan Pesantren ke arah yang lebih baik.

6. Menjadi dasar perumusan misi dan tujuan Pesantren.

7. Dalam merumuskan visi harus disertai indikator pencapaian visi.

Teknik merumuskan visi

Visi Organisasi dirumuskan dengan cara sebagai berikut :

1. Mereview (meninjau kembali) masalah yang dihadapi, baik internal maupun eksternal dengan pendekatan analisis Strengths, Weaknesses, Opportunities, dan Threats (SWOT);

2. Melibatkan seluruh anggota organisasi dan satuan kerja untuk memberikan partisipasi (sharing) secara maksimal sesuai dengan kemampuannya;

3. Menumbuhkan sikap rasa memiliki ( sense of belongingness) mengenai visi yang akan dirumuskan bersama.

4. Mengakomodasi cita-cita dan keinginan seluruh anggota organisasi atau satuan kerja. Dengan pendekatan seperti ini (bottom up) akan menstimulasi segenap komponen yang ada dalam organisasi untuk memberikan kontribusi terbaiknya bagi pencapaian visi yang akan disepakati.

5. Rumusan Visi yang berasal dari pimpinan (top down) perlu disosialisasikan kepada seluruh anggota organisasi dengan pendekatan yang demokratis dan terbuka untuk penyempurnaan dan memperoleh masukan atau partisipasi dari bawah.

Prosedur Perumusan Visi

Perumusan Visi Organisasi dilakukan prosedur dan tahapan sebagai berikut :

1. Mengkaji makna visi organisasi diatasnya unuk digunakan sebagai acuan;

2. Menginventarisasi rumusan tugas organisasi yang tercantum dalam struktur dan tata kerja organisasi yang bersangkutan;

3. Rumusan tugas organisasi tersebut dirangkum dan dirumuskan kembali menjadi konsep rumusan visi organisasi;

4. Konsep rumusan visi organisasi didiskusikan dengan seluruh anggota organisasi untuk memperoleh masukan, klarifikasi dan saran-saran;

5. Rumusan Visi Organisasi dikomunikasikan dengan seluruh stakeholders guna memperoleh penyempurnaan;

6. Rumusan Visi Organisasi yang telah menjadi kesepakatan ditetapkan dengan keputusan Pimpinan Organisasi, sehingga visi tersebut menjadi milik bersama, mendapat dukungan dan komitmen seluruh anggota organisasi.

Merumuskan Misi Pesantren

Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, Misi merupakan tindakan atau upaya untuk mewujudkan visi. Jadi misi merupakan penjabaran visi dalam bentuk rumusan tugas, kewajiban, dan rancangan tindakan yang dijadikan arahan untuk mewujudkan visi. Dengan kata lain, misi adalah bentuk layanan untuk memenuhi tuntutan yang dituangkan dalam visi dengan berbagai indikatornya.

Pernyataan misi mencerminkan tentang penjelasan produk atau pelayanan yang ditawarkan. Pernyataan misi harus:

1. Menunjukkan secara jelas mengenai apa yang hendak dicapai oleh organisasi dan bidang kegiatan utama dari organisasi yang bersangkutan.

2. Secara eksplisit mengandung apa yang harus dilakukan untuk mencapainya.

3. Mengundang partisipasi masyarakat luas terhadap perkembangan bidang utama yang digeluti organisasi.

Sebagai contoh, Pesantren ‘X’ merumuskan misinya sebagai berikut:

1. Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan secara efektif, sehingga setiap santri dapat berkembang secara optimal, sesuai dengan potensi yang dimiliki.

2. Menumbuhkan semangat keunggulan secara intensif kepada seluruh warga Pesantren.

3. Mendorong dan membantu setiap santri untuk mengenali potensi dirinya, sehingga dapat dikembangkan secara lebih optimal.

4. Menumbuhkan penghayatan terhadap ajaran agama yang dianut dan juga budaya bangsa, sehingga menjadi sumber kearifan dalam bertindak.

5. Menerapkan manajemen partisipatif dengan melibatkan seluruh warga Pesantren dan komite Pesantren.

Dari contoh tersebut, tampak bahwa rumusan misi selalu dalam bentuk kalimat yang menunjukkan “tindakan” dan bukan kalimat yang menunjukkan “keadaan” sebagaimana pada rumusan visi.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam merumuskan misi Pesantren antara lain:

1. Rumusan misi Pesantren selalu dalam bentuk kalimat yang menunjukkan “tindakan” dan bukan kalimat yang menunjukkan “keadaan” sebagaimana pada rumusan visi.

2. Satu indikator visi dapat dirumuskan lebih dari satu rumusan misi. Antara indikator visi dengan rumusan misi harus ada keterkaitan atau terdapat benang merahnya secara jelas.

3. Misi Pesantren menggambarkan tentang produk atau pelayanan yang akan diberikan pada masyarakat (santri)

4. Kualitas produk atau layanan yang ditawarkan harus memiliki daya saing yang tinggi, namun disesuaikan dengan kondisi Pesantren.

Teknik Perumusan Misi

Misi organisasi dirumuskan dengan cara sebagai berikut :

1. Mereview (meninjau kembali) masalah yang dihadapi, baik internal maupun eksternal dengan pendekatan analisis Strengths, Weaknesses, Opportunities, dan Threats (SWOT).

2. Melibatkan seluruh anggota organisasi dan satuan kerja untuk memberikan partisipasi (sharing) secara maksimal sesuai dengan kemampuannya.

3. Menumbuhkan sikap rasa memiliki (melu handarbeni atau sense of belongingness) mengenai misi yang akan dirumuskan bersama .

4. Mengakomodasi cita-cita dan keinginan seluruh anggota satua organisasi atau satuan kerja. Dengan pendekatan seperti ini (bootom up) akan menstimulasi segenap komponen yang ada dalam organisasi untuk memberikan kontribusi terbaiknya bagi pencapaian misi yang akan disepakati.

5. Rumusan misi yang berasal dari pimpinan (top down) perlu disosialisasikan kepada seluruh anggota organisasi dengan pendekatan yang demokratis dan terbuka untuk penyempurnaan dan memperoleh masukan atau partisipasi dari bawah.

Prosedur Perumusan Misi adalah sebagai berikut :

Perumusan Misi organisasi dilakukan melalui prosedur dan tahapan sebagai berikut :

1. Menginventarisasi rumusan fungsi organisasi yang tercantum dalam struktur dan tata kerja organisasi yang bersangkutan;

2. Rumusan fungsi organisasi tersebut dirangkum dan dirumuskan kembali menjadi konsep rumusan misi organisasi;

3. Konsep rumusan misi organisasi didiskusikan dengan seluruh anggota organisasi untuk memperoleh masukan, klarifikasi dan saran-saran;

4. Rumusan misi organisasi dikomunikasikan dengan seluruh stakeholders guna memperoleh penyempurnaan;

5. Rumusan misi organisasi yang telah menjadi kesepakatan ditetapkan dengan keputusan pimpinan organisasi, sehingga misi tersebut menjadi milik bersama, mendapat dukungan dan komitmen seluruh anggota organisasi.

Perumusan Tujuan dan Sasaran

Pengertian Tujuan dan Sasaran

Tujuan merupakan penjabaran dari pernyataan misi, tujuan adalah sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Penetapan tujuan pada umumnya didasarkan pada faktor-faktor kunci keberhasilan yang dilakukan setelah penetapan visi dan misi. Tujuan tidak harus dinyatakan dalam bentuk kuantitatif, akan tetapi harus dapat menunjukkan kondisi yang ingin dicapai di masa mendatang. Tujuan akan mengarahkan perumusan sasaran, kebijaksanaan, program dan kegiatan dalam rangka merealisasikan misi, oleh karena itu tujuan harus dapat menyediakan dasar yang kuat untuk menetapkan indikator. Pencapaian tujuan dapat dijadikan indikator untuk menilai kinerja sebuah organisasi.

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan, yaitu sesuatu yang akan dihasilkan/dicapai oleh organisasi dalam jangka waktu lebih singkat dibandingkan tujuan .

Merumuskan Tujuan Pesantren

Tujuan menggambarkan arahan yang jelas bagi Pesantren. Perumusan tujuan akan strategi/perlakuan, arah kebijakan dan program suatu Pesantren. Oleh karena itu perumusan tujuan harus memberikan ukuran lebih spesifik dan akuntabel. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam merumuskan tujuan Pesantren, antara lain:

1. Tujuan Pesantren harus memberikan ukuran yang spesifik dan akuntabel (dapat diukur)

2. Tujuan Pesantren merupakan penjabaran dari misi, oleh karena itu tujuan harus selaras dengan visi dan misi.

3. Tujuan Pesantren menyatakan kegiatan khusus apa yang akan diselesaikan dan kapan diselesaikannya?

4. Pencapaian tujuan akan dapat memenuhi atau berkontribusi memenuhi misi, program dan sub program organisasi.

5. Tujuan akan menjangkau hasil-hasil penilaian lingkungan internal/eksternal dan yang diprioritaskan serta mungkin dikembangkan dalam merespon isu-isu strategic.

6. Tujuan cenderung tidak berubah kecuali terjadi penggeseran lingkungan atau dalam hal isu strategic hasil yang diinginkan telah tercapai.

7. Tujuan biasanya secara relative berjangka panjang, yaitu sekurang-kurangnya tiga tahun atau lebih.

8. Tujuan harus mengatasi kesenjangan antara tingkat pelayanan saat ini dengan yang diinginkan.

9. Tujuan mengambarkan hasil program.

10. Tujuan menggambarkan arah yang jelas dari organisaso, program dan sub program, tetapi belum menetapkan ukuran-ukuran spesifik atau strategi.

11. Tujuan harus menantang.

Merumuskan Sasaran

Setelah tujuan pesantren (tujuan jangka menengah) dirumuskan, maka langkah selanjutnya adalah memetapkan sasaran /target/ tujuan situasional/ tujuan jangka pendek. Sasaran adalah penjabaran yaitu sesuatu yang akan dihasilkan/dicapai oleh pesantren dalam jangka waktu lebih singkat dibandingkan tujuan pesantren. Rumusan sasaran harus selalu mengandung peningkatan, baik peningkatan kualitas, efektifitas, produktivitas, maupun efisiensi (bisa salah satu atau kombinasi). Agar sasaran dapat dicapai dengan efektif, maka sasaran harus dibuat spesifik, terukur, jelas kriterianya, dan disertai indikator-indikator yang rinci. Meskipun sasaran bersumber dari tujuan namun dalam penentuan sasaran yang mana dan berapa besar kecilnya sasaran, tetap harus didasarkan atas tantangan nyata yang dihadapi oleh pesantren.

E. Penutup

1. Kesimpulan

Dari pemamparan yang telah disampaikan di atas dapat disimpulkan:

a. Dalam mewujudkan Pesantren yang berkualitas, perlu direncanakan dan dilakukan rekayasa. Dalam hal ini Pesantren perlu merumuskan visi, misi, tujuan dan sasaran Pesantren yang terintegrasi dalam manajemen strategis Pesantren.

b. Perencanaan strategis merupakan panduan bagi Pesantren dalam menjalankan proses pendidikan dalam tingkat satuan pendidikan masing-masing. Perumusan visi, misi, tujuan dan sasaran Pesantren yang berkualitas akan menentukan gambaran masa depan Pesantren yang di inginkan, karena visi, misi, tujuan dan sasaran yang terintegrasi dalam perencanaan strategis inilah yang akan menjadi acuan Pesantren dalam melakukan aktivitasnya sebagai lembaga pendidikan.

2. Saran

Untuk mewujudkan Pesantren yang berkualitas, harus diawali dengan manajemen strategis yang berkualitas. Rumusan visi, misi, tujuan dan sasaran yang merupakan bagian dari manajemen strategis harus berkualitas. Oleh karena itu perumusan ini hendaknya diketahui dan dipahami oleh segenap stakeholder Pesantren, agar mereka dapat mengetahui fungsi, peran dan tugas yang harus dilakukan.

DAFTAR PUSTAKA

Akdon, ( 2007 ), Strategic Management For Educational Management, ( Manajemen Strategik untuk Manajemen Pendidikan ), Bandung : Alfabeta

Amrullah, ( 2010 ), Perencanaan strategis. Makalah disampaikan pada perkuliahan Teknologi Pendidikan UNSRI.

Bryson, John M. ( 2001 ). Perencanaan Strategis bagi Organisasi sosial, Yogyakarta: Pustaka Pelajar.

Departemen Agama ( 2006 ), Teknik Perumusan Visi dan Misi di Lingkungan Departemen Agama

Engkoswara, Aan Komariah ( 2010 ), Administrasi Pendidikan, Alfabeta, Bandung